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OAofficeAutomation与文档管理系统DMS的区别

发布时间:2020-02-13 20:25:06 阅读: 来源:电子尺厂家

有人说文档管理系统就是OA的一部分,其实这是一个非常大的误解。OA系统中,确实涉及到一点文档管理的功能,但它们两个是完全不同的概念。今天,我们就来探讨一下OA与文档管理系统的区别与联系。

什么是OA

OA——即办公自动化(office Automation),本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。基于工作流的概念,使企业内部人员遵从oa设定的工作流程,处理日常事务,提高办公效率。

无论是从OA的概念还是从其发展历史来看,OA都遵循着“办公自动化”这个核心,其系统里面主要运行的是业务流程,即文件报批、审核、发布、订餐、派车等工作流程的问题。总结来说,OA是企业办公过程中产生的一些有形的信息和日常的办公流程进行管理,以提升办公的效率和企业管理的规范性。

什么是文档管理系统

文档管理系统(document management system),简称DMS,为企业提供针对文件的跟踪、管理和存储平台。通过该系统,企业可以集中存储和管理海量的文档数字类资产(如OFFICE办公类,图片类,音视频类,设计图纸类等)。

文档管理系统的核心价值是为企业电子文档提供全周期的管理平台和极致方便的文档使用环境,为企业传承文档财富。

OA与文档管理系统的关系

OA是以网络为基础、以工作流为中心,为企业提供电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了企业的公文流转、表单管理、流程审批、会议管理、制度管理等功能。

文档管理系统则是一个文件操作的工具平台,专注于文件操作性、安全可控性、管理规范性等方面,与这是文档管理系统与OA的根本区别所在。OA固然对于企业的工作流程管理能够有很好的管理效果,但对于企业高达80%的非结构化数据缺乏有效控制。

企业在运营过程中,经常会出现数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、信息共享滞后、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展。企业要想解决这些棘手的问题,就必须要借助文档管理软件。

以业内知名KASS文档管理系统为例,为企业文档提供了专业海量存储,提供了数据安全、版本控制、文件分享、快速搜索、文件操作日志等多项针对文档管理的解决方案,其功能的全面性与专业性,是OA所不能比拟的。

OA与文档管理软件有着相辅相成的关系。企业对电子管理的需求绝不仅仅停留在单一的业务流管理或文档管理上。然而,有60%以上的企业知道OA,而在这些企业中认识到文档管理系统的仅占到30%。我国还有很大一部分企业对文档管理系统没有什么概念,导致企业在信息化管理中缺少了至关重要的一环,影响企业了发展。因此,企业要想提高自身效率,在日益激烈的竞争中脱颖而出,这两款软件是企业的左膀右臂,缺一不可。

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